Etkinlik kayıt sistemi; katılımcının online formu doldurduğu, otomatik onay e-postası ve QR kodlu bilet aldığı, etkinlik günü de kapıda saniyeler içinde check-in yaptığı bütünleşik bir yazılımdır. Kongre, lansman ve gala gibi davetli ya da kapasitesi sınırlı organizasyonlarda misafir listesini, kapı trafiğini ve etkinlik sonrası raporlamayı tek yerden yönetmenizi sağlar.
Etkinlik kayıt sistemi hangi parçalardan oluşur?
İyi kurulmuş bir sistem, katılımcının yolculuğunu baştan sona kapsar. Davet e-postasındaki bağlantıdan kapıdaki karşılama masasına kadar her adım aynı veri tabanına bağlıdır. Böylece kimin kayıt olduğu, kimin onaylandığı ve kimin geldiği anlık olarak görülür.
- Etkinlik web sitesi: program, konuşmacılar, mekân, ulaşım ve sık sorulan sorular
- Online kayıt formu: etkinliğe özel alanlar ve katılımcı türleri (davetli, basın, sponsor, konuşmacı)
- Otomatik onay e-postası ve takvim daveti
- Kişiye özel QR kodlu bilet veya yaka kartı
- Kapıda telefon ya da tabletle check-in
- Yönetim paneli: kayıt listesi, kapasite durumu, dışa aktarma ve raporlar
Etkinlik web sitesi ve online etkinlik kaydı
Katılımcının ilk temas noktası genellikle etkinlik web sitesidir. Sayfa mobilde hızlı açılmalı, tarih, saat ve mekân bilgisini ilk ekranda göstermeli, kayıt butonu da kolayca bulunmalıdır. Çok dilli kongrelerde Türkçe ve İngilizce sürümlerin aynı kayıt altyapısına bağlanması, iki ayrı liste tutma zahmetini ortadan kaldırır.
Online etkinlik kaydı formunda yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgileri isteyin. Ad, soyad, e-posta, kurum ve unvan çoğu kurumsal etkinlik için yeterlidir. Beslenme tercihi veya oturum seçimi gibi alanları yalnızca gerektiğinde göstermek formu kısa tutar.
Kayıt tamamlandığında katılımcıya hemen bir onay e-postası gitmesi, “Kaydım alındı mı?” sorularını büyük ölçüde azaltır. Site ve form birlikte tasarlandığında, örneğin web yazılım geliştirme sürecinin başında kullanıcı akışı netleştirildiğinde, formu yarıda bırakan kişi sayısı da genellikle düşer.
QR kod ile giriş ve kapıda check-in
QR kod ile giriş, kapıdaki kuyruğu kısaltmanın en pratik yollarından biridir. Her katılımcı için benzersiz bir kod üretilir. Görevli kodu telefon veya tablet kamerasıyla okuttuğunda sistem kişiyi “geldi” olarak işaretler ve aynı kodun ikinci kez kullanılmasını engeller.
Saha tarafında dikkat edilmesi gereken birkaç nokta var:
- Mekânda internet zayıfsa çevrimdışı çalışabilen ve bağlantı gelince eşitlenen bir check-in uygulaması tercih edin.
- Kayıtsız gelen misafirler için kapıda hızlı kayıt ekranı bulundurun.
- VIP, basın ve konuşmacılar için ayrı giriş noktası veya renk kodu belirleyin.
- Yaka kartı basılacaksa, check-in anında yazıcıya gönderilen akışı etkinlikten önce mutlaka test edin.
Kapı akışı, sahne ve teknik prodüksiyonla aynı zaman planına oturmalıdır. Açılış konuşması başlamadan salonun dolmuş olması gerekir; bu da kayıt masalarının konumunu ve görevli sayısını organizasyon planıyla birlikte düşünmeyi gerektirir. Bu yüzden kayıt yazılımını, BernStage’in kurumsal etkinlik teknik prodüksiyon planlamasıyla aynı masada ele almak işleri kolaylaştırır.
KVKK ve kapasite yönetimi
Kayıt formu kişisel veri topladığı için KVKK kapsamında aydınlatma metni formda yer almalı, gerekiyorsa açık rıza ayrıca alınmalıdır. Pazarlama amaçlı iletişim izni, kayıt onayından ayrı ve isteğe bağlı bir kutucuk olarak sunulmalıdır. Verilerin nerede saklanacağı, kimlerin erişebileceği ve etkinlikten sonra ne kadar süre tutulacağı da baştan belirlenmelidir.
Kapasite yönetimi ise özellikle salon ve oturum bazlı kontenjanı olan kongrelerde önem kazanır. Sistem kontenjan dolduğunda yeni kayıtları otomatik olarak bekleme listesine alabilir, iptal olduğunda sıradaki kişiye bildirim gönderebilir. Davetli etkinliklerde ise kayıt yalnızca kişiye özel bağlantı veya davet koduyla açılarak liste dışı katılım önlenir.
Etkinlik sonrası veri: sistemin asıl kazancı
Etkinlik bittiğinde elinizde kimin kayıt olduğu, kimin geldiği ve hangi oturumlara katıldığı bilgisi kalır. Bu veri teşekkür e-postası, sunum dosyalarının paylaşımı, memnuniyet anketi ve bir sonraki etkinliğin planlaması için doğrudan kullanılabilir.
Kayıt verisinin mevcut CRM sistemine aktarılması, satış ve pazarlama ekiplerinin etkinlikte tanıştıkları kişileri takip etmesini kolaylaştırır. Bu entegrasyon baştan planlanırsa, etkinlikten sonra farklı Excel dosyaları arasında kaybolan isimler sorunu da yaşanmaz.
Hazır platform mu, özel yazılım mı?
Hazır etkinlik platformları hızlı kurulur ve standart ihtiyaçları olan tek seferlik etkinlikler için çoğu zaman yeterlidir. Ancak marka deneyimi, veri sahipliği ve entegrasyon ihtiyaçları arttıkça sınırları belirginleşir.
- Hazır platform: hızlı başlangıç, genellikle katılımcı veya etkinlik başına ücretlendirme, sınırlı tasarım ve alan özelleştirmesi, verilerin üçüncü taraf sunucularda tutulması.
- Özel yazılım: markaya özel etkinlik web sitesi ve kayıt akışı, CRM ve ERP entegrasyonu, verinin sizin kontrolünüzde kalması, tekrarlanan etkinliklerde yeniden kullanılabilen altyapı.
Yılda birkaç kez kongre, bayi toplantısı veya lansman düzenleyen kurumlar için özel bir altyapı, her etkinlikte sıfırdan kurulum yapmaktan genellikle daha düzenli bir çözümdür. BernSoftware bu tür web ve mobil projeleri geliştirirken, sahne ve teknik taraf aynı çatı altında BernStage ile planlanabilir.
Yaklaşan bir kongre, lansman veya gala için kayıt ve check-in sürecinizi birlikte planlamak isterseniz iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.
